Těžko říct, kdy nastal ten moment, kdy se z přirozeného fungování začal stávat chaos. Nebyl to jeden okamžik, spíš série situací, které se postupně nasčítaly. Jedna z nich ale byla zlomová.

Velká zakázka. Manažer potřeboval rychle posílit tým, a tak vzal „nejlepšího dostupného“ kandidáta. Role pro něj sice nebyla jasně definovaná, ale vyjednal si výrazně lepší podmínky, a naskočil do klíčového projektu. Zdálo se, že vše je vyřešeno.

Ale ukázalo se, že o stejnou práci měl zájem i člověk, který byl ve firmě už tři roky. Měl pocit, že to dlouhodobě komunikuje, takže v jeho očích ho firma vědomě přehlídla. Zároveň se dozvěděl, kolik bere nový kolega a že firma nováčkovi hradí certifikaci, o kterou si on sám opakovaně říkal. A to se mu přirozeně nelíbilo a tak žádal vysvětlení.

A tohle byl moment, kdy si firma přiznala, že narazila na limity svého dosavadního fungování.

Mohli si říct: „Příště si dáme větší pozor.“ Místo toho si ale uvědomili, že problém není v jedné situaci, ale v absenci systému.

Potřebovali strukturu a pravidla. Taková, která budou srozumitelná, nebudou brzdit a půjdou ruku v ruce s jejich způsobem práce.

Systém jako základ pro rozhodování

Cílem nebylo zavést „HR pro HR“. Cílem bylo začít se rozhodovat lépe, na základě reality, ne pocitu. Začali jsme hledat odpovědi na otázky, které do té doby neměly jednotnou odpověď:

• Jakou roli vlastně potřebujeme obsadit?

• Jakého člověka do ní hledáme?

• Nemáme ho už ve firmě v jiné roli?

• Jak rozlišujeme juniora, mediora a seniora?

• Jak nastavit odměňování, aby bylo férové a obhajitelné?

• Jak navázat odměnu na výkon?

• Do jakých dovedností má smysl investovat?

Co jsme udělali

Nešli jsme cestou desítek hloubkových rozhovorů a workshopů. Ne proto, že by nebyly přínosné, ale protože ve firmě této velikosti už většina informací existuje. Je jen potřeba ji najít, poskládat a zasadit do kontextu.

Využili jsme to, co firma už měla:

• inzeráty

• organizační strukturu

• interní dokumenty

• pracovní nabídky pro kandidáty

• projektovou dokumentaci

• metodiky přípravy nabídek

• veřejně dostupné materiály

To všechno dohromady dává velmi přesný obraz toho, jak firma skutečně funguje. Díky tomu jsme dokázali pracovat rychle, bez zbytečné zátěže pro klienta.

Zmapovali jsme pozice napříč firmou, sjednotili názvy rolí, definovali seniority a jejich význam. Popsali jsme, co která role dělá, za co odpovídá a jaké kompetence vyžaduje.

Výsledkem byl přehledný systém rolí – aHRea Matrix – ve kterém firma začala poprvé jasně vidět sama sebe.

Role klienta byla jednoduchá: validovat, upravovat, doplňovat. Překvapivě toho bylo minimum, protože jsme vycházeli z jejich reality a používali jejich jazyk. Do dvou měsíců bylo hotovo.

Kalibrace: jak to do sebe zapadá

Díky popsaným rolím bylo možné udělat ještě jednu důležitou věc, podívat se na fungování firmy „shora“.

Identifikovali jsme:

• překryvy mezi rolemi a týmy

• slepá místa, kde chybí odpovědnost

• nelogičnosti v rozdělení práce

• situace, kdy stejná práce vzniká interně i externě

To vše bez rozsáhlých analýz, jen na základě dat, která už firma měla.

Díky celému procesu firma získala:

• jasno v tom, koho a proč nabírat

• srozumitelnou strukturu rolí a seniorit

• základ pro férové odměňování a řízení výkonu

• směr pro rozvoj lidí a investice do kompetencí

A hlavně schopnost dělat rozhodnutí opřená o fakta, ne o dojem.

To celé bez toho, aby se firma zastavila. Práce probíhala za běžného provozu, neinvazivně.

Kdy tohle dává smysl

• máte 30 –150 lidí a každé oddělení funguje trochu jinak

• nábor řešíte „podle pocitu“ a začíná vás to brzdit

• chcete růst, ale nemáte jasno v tom, jaké role vlastně potřebujete

• nechcete rigidní HR systém, ale funkční strukturu, která vám pomůže rozhodovat

Pokud se v tom poznáváte, ozvěte se. Pomůžeme vám dát vašim rolím řád, aniž bychom vám vzali flexibilitu a narušili každodenní chod společnosti.