Vuch je módní firma, které se daří. Rok od roku roste, přibývají zakázky, lidé a týmy. A jak už to u rostoucích firem bývá, věci se dlouho skládají přirozeně podle aktuální potřeby. Funguje to. Až do chvíle, kdy si firma řekne, že chce mít v rolích a kompetencích jasno vědomě, ne náhodou. 

Vuch má vlastní HR a ti ledacos tušili již nějakou dobu sami. Nechtěli ale nastavení odbýt pocitově a udělat chybu hned na začátku. Chtěli si k tomu vzít někoho, kdo má s tvorbou job architektury a nastavováním rolí zkušenosti a provede je celým procesem s pohledem z venku. 

„Chtěli jsme to mít od profíků, kteří to už udělali pro pár firem, abychom měli na co navazovat. Rozhodli jsme se je oslovit a myslím, že jsme udělali dobře.“ 

Potkali jsme se na akci, kde jsme mluvili o odměňování a o tom, proč je systém v rolích předpokladem pro transparentní odměňování. Téma bylo pro Vuch aktuální a koncept aHRea matrixu jim sedl na to, co potřebovali vyřešit. 

„Koncept od aHRey nás zaujal tím, jak byl komplexní a použitelný. Jednou se udělá, a když ho člověk dobře udržuje, je to použitelná metodika na dlouhou dobu.“ 

Co jsme udělali 

Vuch nám předal velkou část dat a něco dosbíral i interně - popisy pozic, dotazníky od zaměstnanců, organizační strukturu. Naším úkolem nebylo obcházet firmu oddělení po oddělení, ale roztřídit a zmapovat to, co už firma měla, do jedné přehledné datové mapy. Většina informací ve firmě téhle velikosti totiž už existuje, jen je potřeba ji najít, poskládat a zasadit do kontextu. 

Každou pozici jsme popsali jednotnou strukturou ve třech vrstvách: kdo to je a co reálně dělá, co musí umět a jak je za to placený. Tím vznikla datová mapa firmy napříč všemi oblastmi, od produktu a nákupu přes výrobu, logistiku a zákaznickou péči až po komerci, finance a interní provoz.

Role Vuch byla jednoduchá: validovat a doplňovat podle reality. K ladění toho bylo nakonec málo, protože jsme vycházeli z jejich vlastních dat a mluvili jejich jazykem. Hodnota ale nevznikla v excelu. Vznikla v procesu.

Kalibrace: nejdůležitější moment spolupráce

Jakmile byla data pohromadě, uspořádali jsme workshop pro manažery. Společně jsme se na datovou mapu podívali, doptávali se a challengovali některá jejich rohodnutí. Společně jsme popisovali, jak týmy reálně fungují a jaké jsou mezi nimi provázanosti. 

Právě společný pohled „shora“ má největší cenu. Pojmenovali jsme procesní kroky mezi týmy i činnosti, které spolu souvisí víc, než se v denním provozu zdá. To, že je nahlas pojmenovala třetí strana a ukázala je přímo manažerům, mělo váhu. 

Pro HR to znamenalo i potvrzení. Řadu věcí tušilo, ale teď na ně mělo razítko a větší váhu zvenku. 

Hezký byl i posun u samotných manažerů. Josef přiznává, že do workshopu šli někteří s trochou skepse, jak moc to pro ně bude přínosné. Ve finále byli spokojení. Spoustu věcí si utřídili, vykomunikovali a hned po workshopu si odsouhlasili pár rychlých a jednoduchých změn, které jim ulehčily práci.

Jak Vuch matrix používá dnes 

Datová mapa se ve Vuch nestala jednorázovým auditem do šuplíku. Stala se nástrojem, kam si firma sáhne, když potřebuje rozhodnout. Vrací se k ní při náboru, při odměňování i při práci s týmy. 

Lidé na správném místě. Na základě reportu kompetencí Vuch velice rychle přesunul například jednoho zaměstnance z jednoho týmu do druhého. Ulehčilo to práci původnímu manažerovi a druhému týmu člověk kompetenčně doplnil přesně to, co potřeboval. 

Chytřejší nábor. Když přijde od manažera požadavek na nábor, Vuch se rovnou podívá do matrixu a ověří, jestli takového člověka v týmu náhodou už nemá. Matrix tak pomáhá ještě před náborem zvážit, jestli je nábir vůbec potřeba, nebo jestli jen nevyužíváme potenciál, který už v týmu je. 

„Když má manažer požadavek na nábor, rovnou se podíváme a řekneme: hele, takového člověka už tam máš. Někdy si tak manažer uvědomí, že nepracuje s potenciálem, který ž v týmu má. Už jenom v přemýšlení u náboru nám to hodně pomáhá.“

To je přesně princip „jednou uděláš, používáš všude“ v praxi. Jeden dobře postavený systém, ze kterého firma čerpá v náboru, odměňování i v každodenním rozhodování o lidech.

Kdy tohle dává smysl 

Sám Josef shrnuje, komu by spolupráci doporučil: firmám podobně velkým jako Vuch, které rostou a chtějí mít procesy postavené vědomě, ne pocitově. Ale i firmám, které HR teprve zvažují a potřebují se procesně nakopnout. Ty si pak díky matrixu samy vyhodnotí, co všechno vlastně potřebují. 

„Doporučil bych to firmě podobně velké jako jsme my. Ale může to být užitečné i pro firmy, které HR ještě nemají a procesně to potřebují nakopnout. Matrix jim vyřeší spoustu věcí od náboru přes metodiky až po utřídění myšlenek.“

Hodnota není v tabulce. Je ve strukturovaném pohledu na firmu, ve společné kalibraci a v jazyce, kterým pak o rolích a kompetencích umíte mluvit. A v tom, že jednou postavená datová mapa slouží dál: v náboru, rozvoji, odměňování i v rozhodování vedení.