Řízení vztahu s ičaři: bez podezření na „švarcsystém“

Ve většině firem už dávno neplatí, že všichni sedí na jedné výplatní pásce. Vedle zaměstnanců v pracovním poměru, kteří zajišťují každodenní provoz, firmy spolupracují i s externími dodavateli – freelancery, živnostníky nebo menšími firmami.

V ideálním případě externí dodavatel přináší konkrétní know-how nebo pomáhá vykrývat kapacitu. Oba přístupy jsou legitimní a často nezbytné. Problém nastává ve chvíli, kdy se hranice mezi nimi začne rozostřovat nebo zcela setře.

Spolupráce na IČO je legální – pokud se dodržují pravidla

Spolupráce s externisty je naprosto běžná a zákon ji nijak neomezuje.
Nelegální se stává až tehdy, když má dodavatelský vztah faktické znaky pracovního poměru. 

Základní rozdíl je přitom jednoduchý:
Zaměstnanec vykonává práci podle pokynů, dodavatel dodává výsledek podle dohody.

Většina firem chce mít vztahy s dodavateli nastavené tak, aby spolupráce obstála i při případné kontrole. Klíčem je držet se několika jednoduchých zásad.

1. Samostatnost dodavatele – organizuje si vlastní čas, může práci delegovat, nepracuje v běžné pracovní době zaměstnanců.

2. Výsledek, ne výkon – ve smlouvě je definovaný konkrétní výstup nebo služba, ne „práce od–do“.

3. Vlastní nástroje a odpovědnost – dodavatel používá své vybavení, nese riziko za výsledek a fakturuje své náklady.

4. Smluvní vztah mezi firmami – jasně vymezený předmět plnění, cena, odpovědnost, termíny, mlčenlivost, možnost výpovědi apod.

Kdy se z dodávky stává problém

Podezření na takzvaný “švarcsystém” vzniká ve chvíli, kdy se OSVČ formálně tváří jako dodavatel, ale v praxi funguje jako zaměstnanec.

Typicky když:

• dochází do kanceláře denně ve stanovené době,

• má nadřízeného, který mu zadává práci a kontroluje ji,

• používá firemní e-mail a nástroje stejně jako zaměstnanci,

• nemá jiné klienty a fakturuje každý měsíc stejnou částku,

• nemůže odmítnout zadání ani si práci organizovat sám.

Taková spolupráce se už „chová“ jako závislá práce, i když je formálně fakturovaná.
A v tu chvíli může jít o porušení zákona.

Proč to není jen právní detail

Za švarcsystém hrozí pokuta až 10 milionů korun pro firmu a až 100 000 Kč pro dodavatele.
Mimo to může následovat doměření daní, pojistného, nemožnost uznat faktury jako daňový náklad a reputační problém, který se s firmou může táhnout dlouho.

Jak se tomu vyhnout v praxi

Z praxe víme, že největší rozdíl mezi rizikovou a bezpečnou spoluprací nedělá právník, ale nastavení procesů.
Základem je řídit vztah s dodavateli jako byznysový vztah, ne jako „zaměstnanecký workaround“.

1) Jasná smlouva
Uzavřete rámcovou nebo projektovou smlouvu mezi dvěma firmami (ne s fyzickou osobou), kde je přesně popsáno:
– předmět plnění,
– cena a termíny,
– odpovědnosti,
– způsob schvalování výsledků,
– možnost výpovědi, mlčenlivost, ochrana informací.

2) Samostatnost dodavatele
Dodavatel si práci organizuje sám. Není součástí interního týmu, nemá pevnou pracovní dobu ani nadřízeného. Může využívat vlastní nástroje nebo spolupracovníky.

3) Výsledek, ne přítomnost
Sledujte, co dodavatel odevzdává, ne kolik času stráví „v kanclu“.
Odměňujte výsledek, ne docházku.

4) Transparentní evidence a komunikace
Mějte jasně vedené zakázky, zadání, předané výstupy a schválení.
Působí to profesionálně a chrání obě strany.

5) Pravidelný audit spoluprací
Jednou za čas zkontrolujte, jestli vaše spolupráce s externisty stále odpovídá parametrům dodavatelského vztahu.
Pokud už ne, možná nastal čas ji převést na pracovní poměr.

Správně nastavený vztah s dodavatelem vám dá flexibilitu, efektivitu i bezpečí – a ochrání vás před rizikem, že někdo vaše partnerství označí za „švarc“.

Když to funguje, pomáhá to oběma

Vztahy s dodavateli nejsou šedou zónou. Jsou běžnou součástí moderního fungování firem, jen je potřeba vědět, kde končí spolupráce a začíná závislá práce.

Správně nastavené vztahy s dodavateli přinášejí firmě flexibilitu, rychlost a odbornost, kterou by jinak těžko získala interně. Dodavatel má jasný rámec a svobodu v práci, firma má jistotu výsledku bez právních rizik.

A především – vedení firmy se může soustředit na růst, ne na hašení právních rizik.